Merancang Event melalui Proposal yang baik

event, Manajemen Pertunjukan, tutorial proposal, proposal

Pernahkan Anda melihat tumpukan proposal yang menumpuk di meja seorang direktur perusahaan tertentu?
Apakah Anda mengira bahwa semua proposal itu pasti diperhatikan atau dibaca oleh direktur tersebut?
Punyakah seorang direktur membaca proposal-proposal itu?
Apa yang lebih baik, proposal dengan halaman yang tebal atau dengan halaman yang sedikit?

Jawabannya bisa saja dan bisa tidak. Semua tergantung kepada pendekatan yang dilakukan secara intensif panitia penyelenggara.

Sebelumnya agar menjadi bahan pemikiran, bahwa proposal bukanlah program kerja para penyelenggara. Sehingga tak perlulah di dalam proposal diilustrasikan secara detail semua langkah kerja penyelenggara.
Apa sebenarnya proposal itu? Proposal tidak lain adalah instrumen penyelenggara event untuk memberikan informasi tentang sebuah kegiatan. Sedangkan isi proposal itu adalah sebagai berikut :

A. Latar Belakang ; intinya adalah sebuah pemikiran hasil pengamatan, tinjauan, analisis yang berkaitan dengan event yang akan diselenggarakan. Jadi sebenarnya latarbelakang adalah sebuah pertanyaan mengapa event itu harus diselenggarakan.
B. Dasar Pemikiran/Dasar Hukum ; memuat peraturan-peraturan (Undang-Undang, Perpu, Surat keputusan, Surat Edaran, dll), hasil rapat, musyawarah, dll.
Tujuan ; tidak bertele-tele dan tidak terlalu jauh/mimpi. Apalagi jika sangat jauh dari jangkauan.
C. Tema, Konsep, Bentuk.
Tema adalah sebuah kalimat yang bersifat exlusif, tinggi derajatnya. Contoh : Satu Untuk Negeri.
Konsep adalah ilustrasi dari hasil pengembangan tema dikaitkan dengan rencana kegiatan. Contoh : Ranah Minang dirundung duka yang dalam. Sebuah pemandangan yang konon adalah sebuah tanah dengan nilai-nilai budaya yang luhur itu, kini lenyap bagai ditelan bumi. Minang kini harus tertatih-tatih membangun diri. Dan itu tidak dapat sendiri. Masih banyak saudara-saudara di belahan nusantara ini yang untuk bisa membantu. Mari kita ringankan beban derita saudara kita di Ranah Minang. Mari kita bersama-sama yang berada di tempat ini untuk memberikan empati.
Bentuk Kegiatan ; disesuaikan dengan segmen yang menjadi sasaran. Contoh : Konser Amal.
D. Penyelenggara ; susunan panitia atau organisasi/lembaga yang menyelenggarakan.
E. Biaya Kegiatan
Pengeluaran ; Kesekretariatan, Peralatan/Logistik, Gedung, Acara, Konsumsi, Keamanan, Perijinan, Dokumentasi, Publikasi. Transportasi, dll
Pemasukan ; Modal/Kas Organisasi, Donasi/Sumbangan tidak mengikat, Sponsor.
F. Penutup.
Halaman Pengesahan ; yang menandatangani
Lampiran-lampiran ; teknis, denah lokasi, kesekretariatan, schedulle, tentang Sponsorships, dll

Mungkin untuk menuliskan itu semua tidak perlu berpanjang lebar. Dua atau tiga halaman bisa mencukupi. Yang lebih penting bagaimana seseorang dapat memahami dan mengapresiasinya dengan utuh.
Sebuah pengalaman yang menarik, proposal sebaiknya dibuat dengan desain yang cukup menarik. Bila perlu lengkapi dengan gambar-gambar atau sketsa. Jika memang kegiatan tersebut adalah untuk yang kesekian kalinya diselenggarakan, alangkah lebih informatif bila sebagai lampiran ditambahkan dokumentasi penyelenggaraan sebelumnya dalam wujud Foto-foto, Video Profile, dll.